Kiek kainuoja verslo procesų automatizavimas ir kada jis atsiperka?

Verslo procesų automatizavimo kainą lemia darbo eiga: kokias sistemas reikia sujungti, kokius sprendimus jos turi priimti ir kas vyksta netipinėse situacijose. Prie sukūrimo kainos gali prisidėti įrankių, naudojimo ir priežiūros išlaidos.

Vienas procesas gali būti paprastas užklausos perdavimas į CRM. Kitas – duomenų surinkimas iš kelių šaltinių, jų patikrinimas, dokumento parengimas ir perdavimas žmogui patvirtinti. Nors abu vadinami automatizavimu, darbų apimtis skiriasi.

Iš ko susideda automatizavimo kaina?

1. Proceso analizė ir sukūrimas

Pirmiausia reikia suprasti, kaip darbas vyksta dabar, kokie duomenys reikalingi ir kur prasideda bei baigiasi atsakomybė. Tuomet suplanuojamos jungtys, taisyklės, pranešimai ir išimtys.

Į pasiūlymą verta įtraukti ne tik veikiančio scenarijaus sukūrimą, bet ir testavimą, klaidų valdymą, dokumentaciją bei perdavimą komandai. Apie praktinę eigą skaityk automatizavimo paslaugos puslapyje.

2. Įrankiai ir jų naudojimas

Mokestis gali priklausyti nuo pasirinkto CRM plano, automatizavimo platformos, siunčiamų SMS, el. laiškų ar DI naudojimo. Kai kurias jungtis leidžia tik mokamas turimo įrankio planas.

Platformos naudojimą skaičiuoja skirtingai: „Make“ kainodaroje naudojami kreditai, o „n8n“ mokamų planų kainodaroje – darbo eigų vykdymai. Todėl lyginti reikia, kiek kainuos tavo scenarijus ir jo apimtis. Konkretūs planai bei tarifai tikrinami prieš pasirenkant.

3. Priežiūra po paleidimo

Gali keistis sistemos, jų prieigos, formos laukai ar pati verslo tvarka. Reikia sutarti, kas pastebės sutrikimą, kas jį taisys ir kaip bus įgyvendinami nauji poreikiai.

Priežiūra gali būti sutariama periodiškai arba pagal poreikį. Pasiūlyme turi aiškiai matytis, kas įeina į pradinį darbą, o kas laikoma papildomu pakeitimu.

Kodėl iš pažiūros panašūs procesai kainuoja skirtingai?

• Sistemų prieinamumas. Paruošta jungtis ir atvira duomenų sąsaja palengvina darbą. Uždarai ar senai sistemai gali reikėti kito sprendimo.
• Taisyklių skaičius. Vienas gavėjas ir vienodas veiksmas skiriasi nuo paskirstymo kelioms komandoms pagal paslaugą, vietovę ar kitus kriterijus.
• Duomenų kokybė. Jei skiriasi laukų formatai, trūksta informacijos ar yra pasikartojančių įrašų, reikia papildomo paruošimo.
• Kas nutiktų suklydus? Praleistas vidinis priminimas ir neteisingai sukurta sąskaita turi skirtingas pasekmes, todėl skiriasi ir reikalingos patikros.
• Apimtis ir dažnis. Keli veiksmai per savaitę ir tūkstančiai per dieną kelia skirtingus naudojimo bei patikimumo poreikius.

Pavyzdžiui, svetainės ir CRM integracija gali baigtis kontakto sukūrimu. Jei dar reikia atpažinti jau esamą klientą, priskirti užklausą, sukurti užduotį ir atkurti nepavykusį perdavimą, darbų apimtis didėja.

Kaip įvertinti, ar automatizavimas atsipirks?

Pradėk nuo dabartinio darbo, ne nuo norimo sutaupymo. Suskaičiuok veiksmų kiekį per mėnesį ir vidutinį laiką vienam veiksmui. Tuomet įvertink, kiek rankinio darbo liks po automatizavimo, įskaitant patikrą ir išimčių tvarkymą.

1. Sutaupytas laikas: veiksmų kiekis × sutaupytos minutės vienam veiksmui ÷ 60.
2. Laiko vertė: sutaupytos valandos × pasirinkta darbo valandos vertė.
3. Grynoji mėnesio nauda: laiko vertė − papildomos mėnesio įrankių ir priežiūros išlaidos.
4. Paprastas atsipirkimo laikas: vienkartinė investicija ÷ grynoji mėnesio nauda, jei ji teigiama.

Iliustracinis skaičiavimo pavyzdys

Tarkime, procesas kartojamas 200 kartų per mėnesį ir kiekvieną kartą užima 6 minutes. Po automatizavimo patikrai vidutiniškai lieka 1,5 minutės.

• Iki pakeitimo: 200 × 6 min. = 20 valandų per mėnesį.
• Po pakeitimo: 200 × 1,5 min. = 5 valandos per mėnesį.
• Sutaupymas: 15 valandų. Jei valandą vertini 20 €, jos sudaro 300 € laiko vertės.
• Atėmus hipotetines 50 € papildomas mėnesio išlaidas, lieka 250 € mėnesio naudos.
• Jei vienkartinė investicija būtų 1 000 €, paprastas atsipirkimo laikas būtų 4 mėnesiai.

Atlaisvintos valandos savaime nereiškia tokio pat pinigų sutaupymo banko sąskaitoje. Jei darbo užmokestis nesikeičia, tai pirmiausia yra papildomas komandos laikas. Jo vertė priklauso nuo to, ar jį panaudosi darbui su klientais, kitoms užduotims ar didesniam užsakymų kiekiui.

Kada automatizavimas gali neapsimokėti?

Jei užduotis užima kelias minutes per mėnesį, o jos integracija sudėtinga, išlaidos gali viršyti naudą. Taip pat verta palaukti, jei procesą dar dažnai keiti arba nežinai, koks turėtų būti teisingas rezultatas.

Naudą gali sudaryti ir mažiau klaidų ar nuoseklesnis aptarnavimas, tačiau jų finansinės vertės nereikia išgalvoti. Jei turi duomenų apie klaidų taisymo laiką, juos galima įtraukti atskirai. Tos pačios sutaupytos valandos neturėtų būti skaičiuojamos du kartus.

Ką patikrinti gavus pasiūlymą?

• Aiškiai įvardyta proceso pradžia, pabaiga ir jungiamos sistemos.
• Nurodyta, kas įskaičiuota: analizė, kūrimas, testavimas, dokumentacija ir perdavimas.
• Atskirti vienkartiniai darbai ir papildomos tęstinės išlaidos.
• Aptarta, kas nutinka sutrikus sistemai ir kam apie tai pranešama.
• Sutarta dėl paskyrų, prieigų ir sprendimo priežiūros.
• Aišku, kaip priimamas darbas ir kas laikoma nauju poreikiu.

Jei kartu planuoji naują svetainę, jos biudžetą vertink kaip atskirą darbų dalį. empat.studio svetainių kūrimo kainos aprašo svetainės pasiūlymus; automatizacijų apimtis derinama papildomai.

Dažniausi klausimai

Ar galima pradėti nuo mažesnės apimties?

Taip. Pasirink vieną užbaigtą procesą ir sutark, kaip matuosite naudą. Idėjų rasi gide apie 7 darbus, kuriuos verta automatizuoti.

Ar mėnesinis mokestis visada būtinas?

Ne kiekvienam sprendimui reikia papildomos platformos prenumeratos, tačiau naudojimo, infrastruktūros ar priežiūros išlaidų gali būti. Vertiname visą veikimo kainą, įskaitant jau turimų įrankių planus.

Ar galima pažadėti tikslų atsipirkimo laiką?

Be pamatuotų duomenų – ne. Prieš pradėdami galime sudaryti prielaidomis paremtą įvertinimą. Po paleidimo jį lyginame su faktiniu sutaupytu laiku, likusiu rankiniu darbu ir išlaidomis.

Daugiau apie galimus darbus ir bendradarbiavimo eigą – verslo procesų automatizavimo paslaugos puslapyje.